INSTRUMENTOS DE DESCRIPCION DOCUMENTAL
1). Las GUIAS
Instrumentos de descripción documental que describen secciones con una amplitud de datos variables, no sólo relativos a los fondos en sí, sino a la organización del archivo y su génesis documental.
Sirve para orientar al usuario sobre el conocimiento general del contenido de un archivo o de un conjunto de archivos. Normalmente, describe la historia de la institución, presenta los datos generales de interés, sistematiza las grandes secciones en que se organiza el archivo, da sus características, el metraje y, finalmente, los datos extremos de los documentos que se conservan, los instrumentos de descripción más relevantes y una bibliografía sumaria.
Tienen la misión específica de orientar, haciendo valoraciones globales y destacando lo más importante. Es los primeros instrumentos de descripción que necesitan los usuarios de archivo puesto que su objetivo es informar de manera global sobre la documentación del archivo, desde la historia de las instituciones o personas que la han generado, hasta el volumen y tomas de consulta. Su extensión variará según los fondos que albergue el archivo.
CLASES DE GUÍAS
Tienen la misión específica de orientar, haciendo valoraciones globales y destacando lo más importante. Es los primeros instrumentos de descripción que necesitan los usuarios de archivo puesto que su objetivo es informar de manera global sobre la documentación del archivo, desde la historia de las instituciones o personas que la han generado, hasta el volumen y tomas de consulta. Su extensión variará según los fondos que albergue el archivo.
CLASES DE GUÍAS
*Según Schellenberg:
Ø Sumarias: Son resúmenes cortos y completos que nos indica la información que se encuentra en una unidad de conservación.
Ø Descriptivas: Describen detalladamente la información se encuentra en un fondo o unidad.
*Según Antonia Heredia:
Ø Generales: Que centran la atención sobre un archivo o archivos, y
Ø Especiales: Los datos del archivo se reducen y se centran más en la historia de la institución productora.
*Según Cruz Mundet:
Ø Censo guía: Informa acerca de un gran número de archivos: un país, región. Proporciona información amplia.
Ø Guía de fuentes: Recopila datos de todos los fondos documentales que contengan información relativa a un tema o a un área geográfica.
Ø Guía orgánica: Recoge información de varios archivos relacionados por su pertenencia a un organismo determinado.
Ø Guía de archivo: Centra su atención en un solo archivo, así posea uno o más fondos. La información es más detallada en cuanto a la historia de la institución productora, organización y contenido de agrupaciones documentales.
2). Los INVENTARIOS
Consiste en una descripción global y sistemática de las series documentales, si bien puede ser superficial o analítico. Se convierte en un instrumento más detallado que la guía y permite al usuario conocer las series más relevantes, su volumen y el alcance cronológico.
Euuuijl inventario es un instrumento de descripción totalmente diferente del catálogo ya que responde a criterios técnicas, elaboración y fines diferentes.
En la actualidad existe una revalorización del inventario. Lo que ya no es unánime es su forma de concepción. Hay algo claro: la correspondencia con el segundo nivel de información que responde a la descripción de la series.
En todos los países existe acuerdo en cuanto a que entre un instrumento tan genérico como es la guía y otro tan exhaustivo como el catálogo debe haber un intermedio que ofrezca la posibilidad de describir los fondos con un nivel de profundidad suficiente como para garantizar una cantidad de información satisfactoria para los usuarios. El inventario presenta variedades más o menos abundantes según los países.
Euuuijl inventario es un instrumento de descripción totalmente diferente del catálogo ya que responde a criterios técnicas, elaboración y fines diferentes.
En la actualidad existe una revalorización del inventario. Lo que ya no es unánime es su forma de concepción. Hay algo claro: la correspondencia con el segundo nivel de información que responde a la descripción de la series.
En todos los países existe acuerdo en cuanto a que entre un instrumento tan genérico como es la guía y otro tan exhaustivo como el catálogo debe haber un intermedio que ofrezca la posibilidad de describir los fondos con un nivel de profundidad suficiente como para garantizar una cantidad de información satisfactoria para los usuarios. El inventario presenta variedades más o menos abundantes según los países.
CLASES DE INVENTARIOS
Según Antonio Matilla,
Ø Esquemático: No logra alcanzar la categoría para la designación de inventario, se queda corto en su entrada descriptiva.
Ø Sumario: Es un inventario cuya adjetivo acción no comporta ninguna nueva especialidad
Ø Analítico: Describe los puntos con mayor profundidad al descender hasta los expedientes.
Según María C. Pescador:
Ø Somero: comprende los elementos mínimos, los del área de mención de identidad, y suelen ir dispuestos en columnas cuando se publican. Su utilidad es de uso interno como control de las existencias.
Ø Un solo tipo (los inventarios describen globalmente las series, tras su clasificación, haciendo referencia a las unidades de localización)
Los elementos indispensables de las series que ha de recoger un inventario son los siguientes:
Los elementos indispensables de las series que ha de recoger un inventario son los siguientes:
DENOMINACIÓN DEL FONDO
1. Signatura de la unidad de instalación en el depósito
2. Entrada descriptiva: tipología y tradición documental, autor y destinatario y materias, si es posible.
3. Fechas límite: En años
4. Código: Los datos se plasman en fichas: una por cada unidad de instalación o en base de datos
2. Entrada descriptiva: tipología y tradición documental, autor y destinatario y materias, si es posible.
3. Fechas límite: En años
4. Código: Los datos se plasman en fichas: una por cada unidad de instalación o en base de datos
*La FINALIDAD del inventario es doble:
a) Facilita el control de existencias de la documentación (función localizadora y de control)
b) es el primer elemento de información y orientación específica por el investigador.
b) es el primer elemento de información y orientación específica por el investigador.
*El ORIGEN y elaboración de los inventarios es doble:
- Archivo administrativo o de instituciones vigentes: las series están abiertas y continuamente se enriquecen y aumenta el número de sus unidades de instalación; por otra parte, muchas son susceptibles de expurgo.
El soporte físico del inventario será en fichas que facilitará la movilidad precisa después de la remesa y de disminución después del expurgo.
El inventario se confeccionará con los datos de las relaciones de entrega u hojas de remisión de fondos
Será precisa y previa la organización del fondo. La estructura de la clasificación se puede plasmar mediante fichas de diferentes colores.
- Archivo histórico: con series cerradas, dándose dos alternativos, que los fondos estén desorganizados y no exista inventario o que haya una organización antigua sin criterios archivísticos precisos mínimos, en cuyo caso precise un reinventario, sin alterar el orden numérico.
En ambos casos es preceptivo el estudio de la organización de fondos plasmado en un cuadro de clasificación que precederá al nuevo inventario.
El soporte físico del inventario será en fichas que facilitará la movilidad precisa después de la remesa y de disminución después del expurgo.
El inventario se confeccionará con los datos de las relaciones de entrega u hojas de remisión de fondos
Será precisa y previa la organización del fondo. La estructura de la clasificación se puede plasmar mediante fichas de diferentes colores.
- Archivo histórico: con series cerradas, dándose dos alternativos, que los fondos estén desorganizados y no exista inventario o que haya una organización antigua sin criterios archivísticos precisos mínimos, en cuyo caso precise un reinventario, sin alterar el orden numérico.
En ambos casos es preceptivo el estudio de la organización de fondos plasmado en un cuadro de clasificación que precederá al nuevo inventario.
3). Los CATALOGOS
Son los instrumentos de descripción que relacionan con mucho pormenor el contenido, fechas, formato, dimensión, estado de conservación y signatura topográfica de un archivo o de varios de las unidades documentales menores que la “serie”; es decir, los expedientes y los documentos sueltos.
En su mejor técnica prescinde del orden natural u objetivo de los documentos y asume uno subjetivo como el catálogo de una biblioteca prescinde del “orden natural”, si se le pudiera llamar así, de los libros por autores o por editoriales o por colocación en el depósito, para hacerlo sólo por materia. Todo ello porque tienen una finalidad muy subjetiva y fundamentalmente temática.
PRESENTACION
Ø Catálogo sólo documentos medievales, modernos, contemporáneos, o sólo documentos de una zona geográfica.
Ø Por su temática específica o por su tipología documental.
Como vemos una finalidad informativa puede condicionar un instrumento de descripción que eluda en parte la estructura jerárquica de organización de asientos por archivos, secciones y series. El fin condiciona el medio. Desde luego los catálogos no afectan a la estructura de los fondos, la cual permanece y debe ser inalterable. Los catálogos no garantizan el orden natural de los archivos como decíamos que lo hacían los inventarios. En éstos las signaturas son secuenciales y en los que estamos definiendo éstas saltan continuamente de asiento en asiento.
Para sus fines historiográficos o informativos pueden perfectamente prescindir de identificarlos por procedencias de archivos, secciones y descriptores de series. En efecto, por fines administrativos o culturales, que quedan perfectamente cumplidos.
La disposición de los asientos del catálogo no refleja la estructura orgánica por series que tenía el inventario y suele ser normalmente la cronológica, aunque encuentren catálogos geográficos o alfabéticos. En este caso hay quien los llama “índices”, aunque a mi entender éstos son menos enumerativos y más epigráficos que el catálogo.
En los asientos de catálogo se relacionan normalmente los documentos pieza por pieza, con información substancial exhaustiva, tanto de los caracteres internos (intitulación, dirección, dispositivo, fecha) como externos (soporte, dimensiones, sellos, etcétera). Este carácter de totalidad descriptiva recuerda las áreas descriptivas de título y mención de responsabilidad, de edición, de publicación, de descripción física, de serie y de notas que constituye la obra perfecta de la biblioteconomía, la ficha catalográfica de un libro.
El catálogo se basa en criterios de valor puramente historicistas, nacidos al pairo de las corrientes positivistas y de la escuela institucionalista económico-jurídica, donde se describe lo específico de cada documento, de cada pergamino, de cada papel, y se valora mucho más el análisis que la síntesis. Desde estas perspectivas encontraremos personas y juicios que lo llegan a considerar como la corona de la labor del archivero. Está claro que desde perspectivas más archivísticas que historicistas esta consideración está fuera de lugar.
La descripción no respeta ni garantiza el orden natural del archivo, sino que crean un orden cronológico, de materias o geográfico, porque son fundamentalmente temáticos y no orgánicos.
PARA MUNDET: catálogo "tienen la finalidad de describir exhaustivamente tanto en sus caracteres internos como los externos, las piezas documentales y las unidades archivísticas, seleccionadas según criterios subjetivos". Es el menos recomendable de todos los instrumentos de descripción desde un punto de vista práctico y de servicio. Mundet para finalizar distingue estos catálogos: catálogo de documentos y catálogo de expedientes
PARA HEREDIA: "cuando se cataloga, se describe pormenorizado documento por documento, cuando se e inventaría se describen globalmente cada una de las series documentales de un fondo sin descender a la particularización de las piezas o unidades archivísticas que la integran".
ELEMENTOS ESPECIALES
1).Signatura/código de referencia (del archivo)
2).Título-nombre (del archivo, del fondo o colección, sección y serie
3).Fechas extremas (de la documentación)
4).Nivel de descripción (guía general, guía específica, inventario, catálogo)
5).Volumen y soporte (en cajas o metros lineales. Diapositivas, microfilmes, videos, expedientes de papel, fotografías, películas u otros).
6).Nombre del productor (de quien generó la documentación).
2).Título-nombre (del archivo, del fondo o colección, sección y serie
3).Fechas extremas (de la documentación)
4).Nivel de descripción (guía general, guía específica, inventario, catálogo)
5).Volumen y soporte (en cajas o metros lineales. Diapositivas, microfilmes, videos, expedientes de papel, fotografías, películas u otros).
6).Nombre del productor (de quien generó la documentación).
CARACTERISTICAS
- Ø Flexibilidad
- Ø Agilidad
- Ø Operatividad
- Ø Fácil manejo del mismo
4). Los INDICES
Es un auxiliar de descripción de archivos que define los documentos
mediante conceptos y palabras concisas y sueltas que especifican personas, lugares, temas y materias y de acuerdo al encabezamiento va ordenado alfabética o numéricamente. El índice es un complemento que acompaña a las guías, inventarios y catálogos, para facilitar la búsqueda de la información necesaria en el momento de la localización física de la documentación.Contienen datos concretos de los documentos que permiten acceder de forma orientada y controlada a la información. Los lenguajes de indización más empleados para reflejar el contenidos de los documentos son los lenguajes libres (construidos a partir de la lectura de los documentos, cuyo contenido es reflejado mediante palabras clave o descriptores libres) y los lenguajes controlados (elaborados a priori según la temática de los fondos y las peticiones de los usuarios: son las listas de materia y tesauros).
mediante conceptos y palabras concisas y sueltas que especifican personas, lugares, temas y materias y de acuerdo al encabezamiento va ordenado alfabética o numéricamente. El índice es un complemento que acompaña a las guías, inventarios y catálogos, para facilitar la búsqueda de la información necesaria en el momento de la localización física de la documentación.Contienen datos concretos de los documentos que permiten acceder de forma orientada y controlada a la información. Los lenguajes de indización más empleados para reflejar el contenidos de los documentos son los lenguajes libres (construidos a partir de la lectura de los documentos, cuyo contenido es reflejado mediante palabras clave o descriptores libres) y los lenguajes controlados (elaborados a priori según la temática de los fondos y las peticiones de los usuarios: son las listas de materia y tesauros).
Relacionan los documentos mediante: Palabras sueltas, claras y concisas, que especifican personas, lugares, temas o materias.
CLASES DE INDICES
Ø Onomásticos: Listados de nombres de personas naturales o jurídicas
Ø Toponímicos: Listados de nombres de sitios o lugares
Ø Cronológicos: Listados consecutivo de fechas
Ø Temáticos: Listas de materias o tesauros, acompañados de referencias para su localización.
5). Los CENSOS DE ARCHIVO
Instrumento de control y difusión, actualmente automatizado, que permite reunir y coordinar la información sobre archivos y fondos documentales que forman el Patrimonio Documental, y sobre su accesibilidad, brinda información general para los usuarios y para los profesionales. Identifica los archivos pertenecientes a un ámbito determinado (territorial, titularidad, tipo,...).
OBJETIVO:
Ø Dar a conocer los fondos de archivo, con datos básicos: titularidad, dirección, personal, fondos de cada archivo, horarios y servicios, etc.
El Censo es una relación de archivos y sus circunstancias materiales y descriptivas realizados con fines políticos y estadísticos, al igual que hay censos de población, de viviendas... hay censos de archivos.
DATOS QUE RECOGE
Las direcciones, teléfonos, cuadro sinóptico de fondos y colecciones, instrumentos de descripción, investigaciones realizadas, plantillas, estado de conservación y del edificio...
SIRVE PARA:
Sirven para marcar las políticas de actuación en archivos y conocer la situación del patrimonio documental
6). Los LISTADOS DE REMISION
Instrumento muy sencillo el cual proporciona información concreta, junto a una fácil adaptabilidad a cualquier tipo de archivo. Se compone de un número de orden que indica la cantidad de documentos custodiados por una serie, la signatura que lo ubica en el espacio físico, una casilla para contenido en donde se anota un resumen del documento, otra casilla para anotar las fechas extremas y finalmente una en donde se indica el número de folios.
La Lista de Remisión tiene la gran ventaja de ser modificada de acuerdo a las necesidades del fondo o con aquellas características que el archivista desea manifestar.
| LISTA DE REMISIÓN ___ ARCHIVO CENTRAL -MAG Dirección: __________________________. Departamento:____________________________ Oficina: _______________________________. Fecha: _________________ | ||
| Signatura | Tipo de documento, Contenido | Fechas extremas |
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Entregado por: Recibido Provisional:
V.B. Jefe o Encargado:
7). Los TESAUROS
Instrumento de descripción documental para la indización de los documentos, organizado mediante relaciones y dependencias jerárquicas o de cualquier otro tipo, cuya finalidad es facilitar el almacenamiento y la recuperación de la información.
CLASES DE TESAUROS:
Ø Tesauro Temático: Representa alfabéticamente para cada faceta los descriptores en su relación jerárquica de término genérico (nivel 1) y sus específicos (nivel 2, nivel 3, nivel 4, etc). Ejemplo:
Nivel 1. Acción Consular
Nivel 2.. Asistencia Consular
Nivel 3... Asistencia a detenidos españoles
Ø Tesauro Alfabético: Conjunto de descriptores ordenados alfabéticamente, relacionando cada uno de ellos con su término genérico.
Ejemplo:
BECAS
BT Política Cultural.
NT Becarios Españoles.
Ø Índice Permutado: Alfabetiza los descriptores por cada una de las palabras que lo compongan, apareciendo tantas veces como palabras tengan (en TRATADO DE PARIS 1951, aparecerá en el orden numérico de fechas, en PARIS y en TRATADO).
